В меню Файл выберите команду
Шаг 1
1.
- В меню Файл выберите команду Предварительный просмотр. Если хотите, то вместо этого воспользуйтесь кнопкой
Шаг 1
- Если вы не хотите вывести на печать всю рабочую таблицу или книгу, выберите только те ячейки, которые нужно распечатать.
Шаг 1
1.
- В меню Файл выберите команду Параметры страницы. Если вы оказались в окне предварительного просмотра печати, не обязательно выходить из него — достаточно щелкнуть на кнопке Страница.
Шаг 1
1.
- В меню Вид выберите команду Разметка страницы.
Шаг 1
1.
- Щелкните на вкладке Поля в верхней части диалогового окна Параметры страницы. Обратите внимание, что верхнее и нижнее поля равны 2,5 см, а левое и правое — 2 см. Эти значения устанавливаются в Excel по умолчанию.
Шаг 1
3.
- Можно заглянуть в список вариантов верхних или нижних колонтитулов, позволяющий выбрать подходящие колонтитулы из стандартного набора. Например, существуют колонтитулы с номерами страниц, причем на одном будет написано наименование таблицы, а на другом — наименование рабочей книги. Остается только проставить имена, затратив совсем немного усилий.
Шаг 1
2.
- Если вкладка Лист еще не активизирована, щелкните на кнопке Лист в верхней части диалогового окна Параметры страницы.
Шаг 1
- Чтобы весь текст был набран заглавными буквами, нажмите клавишу Caps Lock, а затем в ячейке А1 наберите текст ДОХОД ПО КАТЕГОРИЯМ В ТЫСЯЧАХ.
Шаг 2
Шаг 2
1.
- В меню Файл выберите команду Печать. Если вы не любитель работать с мышью, можете воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+P. Однако не щелкайте на кнопке
Шаг 2
2.
- Если вкладка Страницы не видна, щелкните на ее ярлычке расположенном в верхней части диалогового окна Параметры страницы.
Шаг 2
2.
- После этого вы увидите диалоговое окно приглашения в режим просмотра разделителей страниц, которое расскажет немного о работе в этом режиме. Если подключен помощник по Office, то это окно имеет несколько иной вид. Необходимые сведения о помощнике по Office можно почерпнуть из главы 6. Чтобы убрать это диалоговое окно, щелкните на кнопке ОК. Если не хотите, чтобы оно появлялось снова, то прежде чем щелкнуть на кнопке ОК, установите флажок Это диалоговое окно больше не показывать.
Совет
Можно отменить вставленные вручную разделители страниц, а не отказываться от разбивки на страницы в принципе при помощи команды Сброс разрывов страниц. Чтобы убрать разделитель страницы на этапе предварительного просмотра, перетащите линию, обозначающую переходна новую страницу, за пределы поля печати. Можно также воспользоваться системой меню в режиме обычного просмотра либо в режиме предварительного просмотра страниц: чтобы отказаться от горизонтальной разметки страниц, сначала выберите ячейку, расположенную непосредственно под линией разделения страницы; чтобы отказаться от вертикальной разметки страниц, выберите ячейку, следующую непосредственно справа от границы разметки страницы. Затем в меню Вставка выберите команду Убрать разрыв.
Примечание
Примечание
Линии, которыми обозначается конец страницы на экране, предназначены только для пользователя. Они не выводятся при печати. Если действительно нужно вставить линии в распечатки, воспользуйтесь линиями разметки (см. вкладку Лист в диалоговом окне Параметры страницы,) или функцией Граница в диалоговом окне Формат ячеек (в меню Формат выберите команду Ячейки. Эти функции рассматриваются в главе 8).
- Теперь вы находитесь в окне просмотра разделения страниц. Можно заметить, что это уменьшенное изображение рабочей таблицы, включающее линии, которые показывают, где будут находиться разделители страниц. Любой из разделителей можно убрать с помощью буксировки его мышью. Заметьте, что номера страниц отображаются на экране большими серыми цифрами.
Шаг 2
2.
- Чтобы изменить величину полей, введите новые значения в полях верхние, нижнее, левое и правое. Для изменения параметров на 0,5 см можно также щелкнуть на стрелках настройки.
Шаг 2
4.
- Чтобы создать собственный верхний и нижний колонтитулы, щелкните на кнопке Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул. Появится диалоговое окно Верхний колонтитул или Нижний колонтитул.
Шаг 2
3.
- Если нужно, чтобы какая-нибудь строка с данными появлялась в верхней части каждой печатаемой страницы, щелкните на кнопке
Шаг 2
2.
- Введите только что набранный текст, нажав клавишу Enter (глава 2).
- Отмените режим набора текста заглавными буквами, нажав клавишу Caps Lock, и наберите 3-й кв-л, 2003г., а затем нажмите клавишу Enter (глава 2).
Шаг 3
2.
- Вы увидите окно предварительного просмотра наподобие того, что показано на рисунке. Строка состояния в нижней части окна предварительного просмотра сообщает номер отображаемой страницы (просмотр начинается с первой страницы), а также количество страниц, занимаемых рабочей таблицей.
Шаг 3
Шаг 3
3.
- Если нужно, можно изменить ориентацию страницы, выбрав опцию альбомная или книжная. Часто, перейдя от книжной ориентации (устанавливается по умолчанию, печать идет параллельно узкой сторонелиста)кальбомной (печать идет параллельно широкой стороне листа), удается разместить широкую таблицу в пределах обычного листа.
Шаг 3
4.
- Не меняя положения существующих разделителей страниц, можно добавить к ним новые. Чтобы ввести горизонтальный разделитель страницы, выберите строку, над которой нужно ввести новый разделитель, а затем в меню Вставка выберите команду Разрыв страницы. Это можно сделать как в режиме обычного просмотра, так и в режиме предварительного просмотра разделения страниц. Excel вставит линию в рабочую таблицу и таким образом покажет, где появится разделение страницы.
Шаг 3
3.
- На вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы в разделе Центрировать на странице имеются флажки, позволяющие отцентрировать данные на странице по горизонтали и/или по вертикали. Приведенная на рисунке рабочая таблица отцентрирована по вертикали.
Шаг 3
5.
- В текстовых окнах Слева, В центре и Справа введите текст верхнего или нижнего колонтитула; при этом весь текст, введенный в окне Слева, выравнивается по левому краю листа; текст, введенный в окне В центре, центрируется между левой и правой границами листа, а текст, введенный в окне Справа, выравнивается по правому краю листа. Кроме печатания текста, можно, щелкнув на соответствующей кнопке, вставить коды текущего номера страницы, общего числа страниц, даты, времени, имени рабочей книги или имени рабочей таблицы.
Шаг 3
Шаг 3
4.
- Перейдите на строку 5, дважды нажав Enter, затем снова нажмите клавишу Caps Lock и введите остальные заголовки строк, показанные на рисунке слева. Введите также заголовки столбцов ИЮЛЬ, АВГУСТ и СЕНТЯБРЬ. Вспомните короткий способ ввода названий месяцев.
Шаг 4
3.
- По умолчанию в окне предварительного просмотра отображается сразу вся страница. Такое изображение дает хорошую возможность для разметки страницы, но не позволяет читать данные из-за слишком мелкого шрифта. Чтобы увеличить изображение страницы, щелкните на кнопке Масштаб.
Шаг 4
2.
- Если нужно напечатать только выбранные ячейки, то в разделе Вывести на печать диалогового окна Печать выберите режим выделенный диапазон; если нужно напечатать активную рабочую таблицу (по умолчанию), выберите режим выделенные листы; и если нужно распечатать все содержащие данные листы рабочей книги, выберите режим всю книгу.
Шаг 4
4.
- Чтобы сжать текст до таких размеров, чтобы рабочая таблица помещалась на одном листе, включите режим заполнения с помощью кнопки разместить не более чем на. При этом изменяется размер шрифта, которым выводятся на печать данные, но не самой рабочей таблицы. Этим режимом можно воспользоваться также для того, чтобы разместить данные не на одной странице, а на заданном их числе. Например, если рабочая таблица будет занимать семь страниц, причем последняя почти не заполнена, можно ужать распечатку до шести страниц, выбрав опцию разместить не более чем на и задав режим печати 2 стр. в ширину и 3 стр. в высоту.
Шаг 4
5.
- Чтобы вставить вертикальный разделитель страницы, выберите столбец, расположенный слева оттого, рядом с которым нужно поставить разделитель страницы (или выберите любую ячейку в данном столбце) и в меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.
- Если решено отменить какие-либо предыдущие изменения, сохранив при этом исходную разметку страниц, но отказавшись от разметки, выполненной вручную, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте окна просмотра разделения страниц и в появившемся контекстном меню выберите команду Сброс разрывов страниц.
Шаг 4
4. Примечание
Примечание
Подобно параметрам ориентации страниц и масштабирования при печати, с которыми читатель ознакомился раньше, настройка полей распространяется только на активную рабочую таблицу Если нужно применить определенные поля к другой рабочей таблице в той же рабочей книге или к другой рабочей книге, придется повторить описанные здесь шаги. Можно также выбрать несколько рабочих таблиц и управлять ими одновременно по правилам, описанным в главе 15.
- Чтобы поля страницы приняли выбранные значения, в диалоговом окне Параметры страницы щелкните на кнопке ОК. Поскольку в окне рабочей таблицы поля не видны, то, чтобы убедиться, что все сделано правильно, полезно перейти в режим предварительного просмотра.
- Чтобы изменить поля с помощью мыши, находясь в режиме предварительного просмотра, щелкните на кнопке Поля. Вы увидите ряд линий, соответствующих заданным в настоящий момент величинам полей. Чтобы изменить размер одного из полей или колонтитула, необходимо переместить соответствующий маркер.
Шаг 4
6.
- Щелкнув на кнопке
Шаг 4
4.
- Щелкните в любом месте заданной строки рабочей таблицы. Также можно, перетаскивая метку с помощью мыши, выделить несколько строк. Строка, заключенная в пунктирную рамку, и ее номер появятся в текстовом окне. Затем, чтобы возвратиться в диалоговое окно Параметры страницы, щелкните на кнопке
Шаг 4
5.
Шаг 5
4.
- При предварительном просмотре увеличенного изображения можно пользоваться полосами прокрутки или нажимать клавиши управления курсором, позволяющие выводить на экран различные участки страницы. Предварительный просмотр позволяет увидеть различные детали, такие, как верхние и нижние колонтитулы, которые не видны в окне рабочей таблицы. (О работе с колонтитулами читайте далее в этой главе). Чтобы вернуться в режим полной страницы, достаточно снова щелкнуть на кнопке Масштаб.
Примечание
Многие операции можно выполнять непосредственно в окне предварительного просмотра, в том числе вывод на печать (кнопка Печать,), изменение полей по краям страницы (кнопка Поля), а также настройку различных параметров разметки страницы (кнопка Страница). С деталями, касающимися многих этих функций, можно ознакомиться на последующих страницах.
- Если при выводе на печать рабочая таблица будет занимать несколько страниц, то все страницы, следующие после первой, можно просматривать, щелкая на кнопке Далее, а возвратиться на предыдущие страницы можно при помощи кнопки Назад. Если вы предпочитаете пользоваться клавиатурой, те же действия будут выполняться при нажатии клавиш PgDn и PgUp, соответственно.
Шаг 5
3.
- Если нужно распечатать не одну, а несколько копий данных, укажите число требуемых копий в поле Число копий в разделе Копии.
Шаг 5
5.
Шаг 5
7.
- И наконец, чтобы выйти из режима просмотра разделения страниц, воспользуйтесь командой Обычный режим в меню Вид.
Шаг 5
6.
- Чтобы изменить размеры полей, перетащите с помощью мыши пунктирную л и-нию, которая отображает положение поля. В процессе буксировки в левой части строки состояний указывается текущий размер изменяемого поля. После того, как буксировка будет завершена, можно удалить с экрана линии границ полей, щелкнув еще раз на кнопке Поля.
Примечание
Набор меток, расположенных в верхней части изображения страницы, позволяет с помощью перетаскивания мышью изменять ширину столбцов. Но лучше для изменения ширины столбцов воспользоваться приемами, описанными в главе 7.
Шаг 5
Шаг 5
Шаг 5
6.
- В ячейке В10 наберите =сумм(Ь5:Ь8) и щелкните на кнопке Enter. Эта функция суммирует 4 числа, расположенных выше ячейки В9. Глава 2.
Шаг 6
6.
- Для выхода из режима предварительного просмотра щелкните на кнопке Закрыть (или нажмите Esc), при этом выполняется возврат в режим рабочей таблицы. Если в процессе предварительного просмотра в документе обнаружены какие-нибудь просчеты, то сейчас предоставляется возможность внести необходимые коррективы.
Примечание
Среди прочих деталей, которые видны в окне предварительного просмотра и обычно не отображаются в окне рабочей таблицы, можно отметить и такие, как верхние и нижние колонтитулы, разрывы между страницами, рамки таблицы, заголовки столбцов и строк, расположение страниц и масштаб печати. Продолжите чтение книги - и вы почерпнете необходимые сведения о большинстве из этих возможностей.
Шаг 6
4.
- Если таблица займет не одну, а несколько страниц, то в разделе Печатать можно указать, какие страницы должны быть напечатаны. Если выбрана опция все (а она выбрана по умолчанию), будут напечатаны все страницы. Для печати только определенных страниц установите режим страницы, а затем задайте номера начальной (с) и конечной (по) страниц. Чтобы напечатать единственную страницу, укажите ее номер в обоих полях: в поле сив поле по.
Шаг 6
7.
Шаг 6
7.
- После окончания работы в диалоговом окне Колонтитулы щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь в диалоговое окно Параметры страницы, в котором можно просмотреть, как будут выглядеть новые или отредактированные колонтитулы. Чтобы возвратиться к рабочей таблице или в режим предварительного просмотра, если вы начинали работать в нем, снова щелкните на кнопке ОК.
Примечание
При создании колонтитулов можно объединять тексты и коды. Excel вставляет коды всякий раз при щелчке на кнопках диалогового окна Колонтитулы. Например, можно ввести текст: Сегодня:, а затем щелкнуть на кнопке Дата
Шаг 6
5.
- Если нужно, чтобы на левой стороне каждой печатаемой страницы были представлены определенные данные, щелкните на кнопке
Шаг 6
7.
- В ячейку С10 введите функцию суммирования данных за август, а в ячейку D10 — функцию суммирования данных за сентябрь.
Шаг 7
5. Примечание
Примечание
Excel печатает только ту часть рабочей таблицы, которая содержит данные. Большие пустые участки в нижней и правой части большинства рабочих таблиц, на печать не выводятся.
- Как только в диалоговом окне Печать будут настроены все параметры, проверьте, включен ли принтер и готов ли он к печати. Кроме того, проверьте, не забыли ли вы вставить в принтер бумагу! После этого щелкните на кнопке ОК.
Совет
Предположим, что нужно распечатать только определенные страницы рабочей таблицы, но вы не знаете, где Excel сделает переход на следующую страницу. В режиме предварительного просмотра можно определить, где именно закончится страница. Из диалогового окна Печать можно непосредственно перейти в режим предварительного просмотра, щелкнув на кнопке Просмотр. Однако лучше переключиться в режим предварительного просмотра постраничной разметки, который под-робно описан на этих страницах.
- Excel сообщит о том, что на принтер направлена копия рабочей книги, рабочей таблицы или выбранных страниц. Если в процессе печати вы изменили свое решение, для отмены печати щелкните на кнопке Отмена.
Шаг 7
Шаг 7
Шаг 7
8.
Шаг 8
7.
Шаг 8
Шаг 8
- Чтобы просуммировать в строке 5 итоги за третий квартал, введите в ячейку F5 =сумм(Ь5:(15). В качестве эксперимента попытайтесь ввести ссылки на ячейки методом перетаскивания с помощью мыши. (Другими словами, введите =сумм(, протащите указатель мыши через ячейки B5:D5, введите ) и нажмите Enter) (глава 2).
Шаг 9
6. Совет
Совет
При использовании сетки рабочей таблицы копии на печати становятся больше похожими на рабочую таблицу, изображенную на экране монитора. Чтобы включить сетку, во вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы установите флажок сетка. Excel проведет линии, разделяющие строки и столбцы таблицы. Другой способ ввести линии в рабочую таблицу состоит в использовании функции Граница (см. главу 8).
Совет
Совет
Если строка или столбец, выбираемые для размещения названия, содержат какие-либо записи, выходящие за пределы границ ячейки, это может привести к отсечению части текста. В этом случае возвратитесь в рабочую таблицу и увеличьте ширину соответствующих столбцов.
- Чтобы активизировать сделанные изменения и убедиться в их правильности, щелкните на кнопке Просмотр. (Чтобы было удобно окинуть их взглядом, возможно, потребуется уменьшить масштаб). Так, в нашем примере названия отделов выведены на вторую страницу, поэтому можно сказать, к какому отделу относятся те или иные цифры, не возвращаясь на первую страницу.
Шаг 9
9.
- Заполните остальную часть столбца ВСЕГО, воспользовавшись удобным для вас методом: функцией суммирования СУММ (введя координаты ячеек или выбрав их с помощью мыши) или кнопкой автоматического суммирования
Шаг 10
7.
Шаг 10
Шаг 11
10.
- Введите данные в столбец ПРОШЛ. ГОД. Первые 4 числа представляют собой исходные данные, а не результаты применения формул. Общий показатель можно рассчитать в нижней части, воспользовавшись кнопкой
Шаг 12
Шаг 13
11.
- Чтобы из данных по доходам за текущий год вычесть доходы за третий квартал прошлого года, введите в ячейку Н5 формулу =F5-G5. Затем введите аналогичные формулы в ячейки от Н6 до Н9, а также в ячейку HI 1, добавив соответствующие ссылки на ячейки. Например, в ячейке Н6 должна быть записана формула =F6-G6. В главе 9 предложен быстрый способ построения ряда подобных формул.
Шаг 14
12.
- В ячейку 15 введите формулу =H5/G5. Результат должен быть равен —0,0691. Эта формула выражает разницу между поквартальными доходами за прошлый и за текущий год по категории ГЛАВНЫЙ ОФИС по отношению к поквартальным доходам по категории ГЛАВНЫЙ ОФИС за прошлый год. Чтобы получить данные в процентах, данное число необходимо умножить на 100.
Шаг 15
13.
- Чтобы активизировать формулу, которую необходимо отредактировать, дважды щелкните на ячейке. Заметим, что Excel выделяет две ячейки, используемые в формуле, заключая их в цветные рамки. Если точка вставки еще не находится в конце формулы, то поместите ее туда при помощи клавиш управления курсором (глава 4).
Шаг 16
14.
- Введите *100 и нажмите клавишу Enter или щелкните на кнопке
Шаг 17
Шаг 18
15.
- Введите аналогичные формулы ( с помощью соответствующих ссылок на ячейки) в ячейки 16-18, а также в ячейку ПО.
Шаг 19
16.
- Щелкните на ячейке А2, наберите текст 3-й квартал, 2003г. и нажмите клавишу Enter или щелкните на кнопке
Шаг 20
Шаг 21
17.
- В меню Файл выберите команду Сохранить или щелкните на кнопке
Шаг 22
Шаг 23
18.
- Наберите 1 КВАРТАЛ в текстовом окне Имя файла диалогового окна Сохранение документа. Если необходимо, выберите для файла новую папку или устройство. После этого сохраните рабочую книгу под именем 3 КВАРТАЛ, щелкнув на кнопке
Шаг 24
Шаг 25
19.
- Дважды щелкните на ярлычке рабочей таблицы Лист! (глава 3).
Шаг 26
20.
- Присвойте таблице новое имя, введя слово Доход и нажав Enter. Осмысленные имена таблиц делают их более понятными (глава 3).
Шаг 27
21.
- В меню Файл выберите команду Печать или нажмите Ctrl+P. Помните, что если нужно внести изменения в настройки параметров печати, не следует пользоваться кнопкой
Шаг 28
Шаг 29
22.
- Напечатайте две копии рабочей таблицы, введя в окне Число копий диалогового окна Печать число 2, а затем щелкнув на кнопке ОК (глава 5).
Шаг 30
23.
- Закройте рабочую книгу при помощи команды Выход из меню Файл. Если команда Выход не видна на экране, щелкните на полоске в нижней части меню. Когда появится диалоговое окно с вопросом, сохранять ли рабочую книгу, щелкните на кнопке Да (глава 3).
Шаг 31
24.
